Häufige Fragen (FAQ)

Wie funktioniert die Zuordnung von Mails anhand des Betreffs bzw. von Dateien anhand des Dateinamens

Wenn Sie eine Mail oder eine Datei auf die DokDrop-Kachel auf dem Dashboard in aB-Agenta ziehen, wird für die Zuordnung des Dokumentes der entsprechende Datensatz in aB-Agenta anhand gewisser Informationen gesucht. Dazu geht das Programm in folgender Reihenfolge durch und sollte in einem Schritt ein Datensatz gefunden werden, ist die Suche abgeschlossen:
  1. Suche der Schlüsselwörter Schaden-ID, Vertrag-ID oder Adress-ID:
    Wird eines dieser Schlüsselwörter gefunden, sucht das System anhand der dahinterstehenden ID den entsprechenden Schaden, Vertrag bzw. die Adresse.
  2. Suche der anhand einer im Betreff/Dateinamen vorhandenen Schadennummer. Um die Schadennummer zu identifizieren, sucht aB-Agenta nach bestimmten Schlüsselwörtern und nimmt die darauffolgenden Zahlen zur Suche des Schadens anhand des Feldes "Schadennummer VU". Folgende Schlüsselwörter werden dabei berücksichtigt, wobei Groß-Kleinschreibung keine Rolle spielt:
    schadennummer, schadensnummer, schadennr, schadensnr, schaden-nummer, schadens-nummer, schaden-nr, schadens-nr, snummer, snr, s-nummer, s-nr
  3. Suche der anhand einer im Betreff/Dateinamen vorhandenen Vertragsnummer. Um die Vertragsnummer zu identifizieren, sucht aB-Agenta nach bestimmten Schlüsselwörtern und nimmt die darauffolgenden Zahlen zur Suche des Vertrags anhand des Feldes "Vertragsnummer". Folgende Schlüsselwörter werden dabei berücksichtigt, wobei Groß-Kleinschreibung keine Rolle spielt:
    vertragnummer, vertragsnummer, vertragnr, vertragsnr, vertrag-nummer, vertrags-nummer, vertrag-nr, vertrags-nr, vnummer, vnr, v-nummer, v-nr, vsnummer, vsnr, vs-nummer, vs-nr
  4. Suche der anhand einer im Betreff/Dateinamen vorhandenen Rechnungsnummer. Um die Schadensnummer bzw. Vertragsnummer zu identifizieren, sucht aB-Agenta nach bestimmten Schlüsselwörtern und nimmt die darauffolgenden Zahlen zur Suche des Schadens/Vertrags. Folgende Schlüsselwörter werden dabei berücksichtigt, wobei Groß-Kleinschreibung keine Rolle spielt:
    rechnungnummer, rechnungsnummer, rechnungnr, rechnungsnr, rechnung-nummer, rechnungs-nummer, rechnung-nr, rechnungs-nr, renummer, renr, re-nummer, re-nr
  5. Suche der anhand einer im Betreff/Dateinamen vorhandenen Kundennummer. Um die Kundennummer zu identifizieren, sucht aB-Agenta nach bestimmten Schlüsselwörtern und nimmt die darauffolgenden Zahlen zur Suche der Kundennummer anhand des Feldes Kundennummer in der Adresse. Folgende Schlüsselwörter werden dabei berücksichtigt, wobei Groß-Kleinschreibung keine Rolle spielt:
    kundennummer, kundennr, kunden-nummer, kunden-nr, knummer, knr, k-nummer, k-nr
  6. Bei Mails sucht das System am Schluss noch nach der Adresse anhand der Sender- bzw. Empfänger-E-Mail Adresse.

Stellen Sie einen vorgefertigten Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) zur Verfügung?

Unter nachfolgendem Link finden Sie einen vorgefertigten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), inklusive Anhang über technische und organisatorische Maßnahmen. Füllen Sie das Formular aus und senden uns dieses unterschrieben zu. Wir werden dieses dann gegenzeichnen und wieder an Sie zurücksenden.
Auftragsverarbeitung

Welche Unterstützung bietet aB-Agenta bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien?

DSGVO 2018

Der Begriff „DSGVO 2018“ ist Ihnen sicherlich auch schon mehrfach über den Weg gelaufen. Zu diesem Thema haben wir auch bereits zahlreiche Anfragen bekommen. Aus diesem Grund finden Sie nachfolgend eine Aufstellung was die datenschutzrechtlichen Anforderungen seitens der DSGVO und aB-Agenta betrifft. 

Grundsätzlicher Hinweis zum Datenschutz in Ihrem Büro

Unabhängig von dem Einsatz unserer Verwaltungssoftware aB-Agenta, sollten Sie folgende Dinge in Sachen Datenschutz beachten:

1. aB-Agenta Zugangskontrolle - Schutz vor unbefugtem Zugang 

  • Datenbankzugang - Der Datenbankzugang ist durch ein Passwort, welches Sie bei der aB-Agenta Installation des SQL-Servers vergeben haben, geschützt. Bei Rechnern mit erhöhtem Diebstahl-Risiko (z. B. Notebooks, externe Festplatten, etc), empfehlen wir eine Festplattenverschlüsselung wie z.B. Microsoft BitLocker. 
  • AES-256 Verschlüsselung für Dokumente - Dokumente im Dokumentenarchiv von aB-Agenta, werden als .zip Datei abgelegt und sind durch ein Kennwort mit AES-256 verschlüsselt. 
  • Verschlüsselte Datensicherung - Bei der integrierten internen und externen Backup-Funktion von aB-Agenta werden Datenbank-Backups als .zip Dateien mit einer AES-256 Verschlüsselung abgelegt. 
  • Kennwortrichtlinien - Für die Benutzerkonten gelten bestimmte Kennwortrichtlinien, wie z. B. die Mindestlänge des Passwortes in Verbindung mit Sonderzeichen. Diese Richtlinien können von Ihnen optional eingestellt werden. 

2. aB-Agenta Zugriffskontrolle - Einschränkung von Befugnissen 

  • Berechtigungssystem - Dazu verwendet aB-Agenta ein detailliertes Berechtigungssystem über die Benutzer-Zugriffsrechte. Dort kann pro Benutzer/Mitarbeiter der mit dem System arbeitet, festgelegt werden, welche Daten eingesehen, geändert oder gelöscht werden dürfen. Diese Rechte lassen sich bis auf Feldebene anwenden.

3. aB-Agenta Weitergabekontrolle - Schutz vor unbefugtem Mitlesen bei Datenübertragungen 

  • Zugriff über TLS/SSL - Beim Einsatz solcher Arbeitsplatz-Lizenzen, die über das Internet auf einen Datenordner zugreifen, wie z. B. der aB-Agenta Remote-Arbeitsplatz oder die aB-Agenta touch Version, findet eine verschlüsselte Kommunikation über TLS/SSL statt. 
  • Verschlüsselung von E-Mail Anhängen - E-Mail Anhänge können in eine .zip Datei gepackt (optional) und mit einem zufällig generierten Kennwort verschlüsselt werden. Parallel zu der E-Mail, wird automatisch eine weitere E-Mail an den gleichen Empfänger mit dem Kennwort versendet, das jedoch nicht im Klartext, sondern als Grafikdatei übermittelt wird. 
  • Verschlüsselte Kommunikation - Mittels eines Dokumenten-Management-Systems ist eine verschlüsselte Kommunikation mit dem Kunden möglich.

4. aB-Agenta Eingabekontrolle - Dokumentation der Dateiverwaltung 

  • Protokollfunktion - In aB-Agenta wird pro Datensatz/Objekt (z. B. Kunde, Vertrag, Schaden, etc.) ein Änderungsprotokoll geführt, welches Zeitpunkt und angemeldeten Benutzer jeder Änderung enthält. Das Protokoll kann im Datensatz eingesehen, aber nicht gelöscht oder verändert werden. 
  • Passwort-Zugang - Jeder Mitarbeiter der mit aB-Agenta arbeitet, muss einen eigenen Zugang mittels Benutzername und Passwort erhalten. Jeder Benutzer kann ein selbstdefiniertes Passwort vergeben.

5. aB-Agenta Verfügbarkeitskontrolle - Schutz vor Datenverlust 

Unabhängig von dem Einsatz unserer Verwaltungssoftware aB-Agenta, sollten Sie folgende Dinge in Sachen Datenschutz beachten: 
  • Tägliche Backups durch interne Datensicherung - Eine interne Datensicherung kann durch den Anwender oder automatisch mittels Aufgabenplanung durchgeführt werden. Es werden bis zu 7 Generationen angelegt (nur die Datenbank). Die Dokumente im Archiv, Briefvorlagen, Abfragen werden jedoch nur in 1 Generation gesichert. Die Datensicherung erfolgt mit einer AES-256 Verschlüsselung. 
  • Zusätzliche Backups durch externe Datensicherung - Mittels der externen Datensicherung sollten Backups auch außerhalb Ihres Netzwerks in beliebigen Generationen aufbewahrt werden. Die Datensicherung erfolgt mit einer AES-256 Verschlüsselung.

6. aB-Agenta Trennungskontrolle - Zweckbindung der Datenverarbeitung 

  • Datensatz-Kategorisierung - Jeder Datensatz kann über das Feld „Objekttyp“, z. B. als Interessent oder Kunde gekennzeichnet werden. Durch einen allgemeinen Status „Archiv“ für alle Datensätze und Objekte ist eine Sperrung möglich, ohne diese zu löschen (in Planung). 
  • Datensatzmarkierung - Über das Feld „Serienbriefausschluss“ im Datensatz des Kunden, kann eine Kennzeichnung erfolgen, sodass solche Personen bei Serienbriefen nicht berücksichtigt werden. Durch die Felder „Briefwerbung erlaubt“, „E-Mail Werbung erlaubt“ und „Telefon-Werbung erlaubt“ können weitere Ausschlusskriterien für Datensätze definiert werden.

7. aB-Agenta Datenauszug 

  • Exportfunktion von Datenlisten - In aB-Agenta können sämtliche Datenlisten, wie z. B. Kunden-, Vertragsliste, etc. über Bearbeiten – „Export“, sofern die entsprechenden Rechte vorhanden sind, exportiert werden. 
  • Dokumenten-Export - Über Zusatzmodule - „Dokumenten-Export“ kann eine entsprechende Dokumentenliste eines Kunden aus aB-Agenta exportiert werden. Dabei wird beim Export der Dokumente ein Ordner für den Kunden mit Name und Anschrift erstellt. In diesem Ordner werden die Dokumente dann nochmals vorgangsbezogen in Unterordner exportiert, z. B. Verträge, Schäden.
  • Auszug der personenbezogenen Daten - Auf Knopfdruck kann ein kompletter Auszug der gespeicherten personenbezogenen Daten einer Person, inkl. der Dokumente als XML-Datei erfolgen.

Welche Befehle kann ich in einem Makro nutzen?

copyField(formel, feldname, optional: formelnAuswerten)

Schreibt einen Wert / ein Formelergebnis in das angegebene Feld. Wird für den dritten Parameter '1' oder 'true' angegeben, werden alle Formeln, die sich auf das Zielfeld beziehen, neu ausgewertet.
Beispiele:
copyField({BeitragInclSt}*100/(100+{SteuerProzent}), BeitragOhneSt)
copyField({BeitragOhneSt}*iif({Zahlungsweise}>0, {Zahlungsweise}, 1)*100/(100+{ZuschlagProzent}), NettoJahresbeitrag)

shell(dateiname, optional: argumente)

Startet ein Programm ggf. mit Argumenten oder öffnet eine externe Datei.
Beispiele:
shell(C:\Softphone\Softphone.exe, {telefon})
shell(C:\Users\Bernd\Documents\todo.xls)

openMail(emailadresse, betreff, cc, bcc, nachricht)

Öffnet eine neue E-Mail mit den angegebenen Parametern in Ihrem Standard-E-Mail Client. Sie wird weder automatisch versendet noch in aB-Agenta abgelegt.
Beispiel:
openMail({Betreuer.Email}, Frage bzgl. Ihres Klienten {vorname} {nachname}, {Agentur.Email}, , "{Betreuer.Briefanrede} Ich habe eine Frage zu einem Ihrer Kunden: ")

openLink(url, optional: urlencode, arg1, arg2, ... , argN)

Öffnet einen HTTP-, FTP- oder Verzeichnis-Pfad. Argumente können direkt in den URL geschrieben werden oder auch als separate Argumentenliste übergeben werden, damit diese noch URL-kodiert werden können.
Beispiele:
openLink(https://www.google.de/?#q={Vorname}+{Name}+{Ort})
openLink(https://www.google.de/?#q={arg1}+{arg2}+{arg3}, urlencode=1, {Vorname}, {Name}, {Ort})

copyClipboard(formel)

Kopiert ein Formelergebnis in die Zwischenablage.
Beispiel:

copyClipboard({iif([email]<>'',[email],[emailfirma]})

formelnAuswerten()


Werte alle Formeln im aktuellen Datensatz neu aus.
Beispiel:
formelnAuswerten()

Welche Hard- und Software Voraussetzungen bestehen?

Siehe dazu:
Hard-/Software-Voraussetzungen

Welche internen Werte haben die kodierten Listen?

In aB-Agenta gibt es einige sogenannte kodierte Listen. Eine kodierte Liste bedeutet, dass in der Datenbank nicht der Klartext gespeichert wird wie er auf dem Bildschirm zu sehen ist sondern eine Zahl. Im Folgenden werden einige dieser Listen aufgeführt und die  entsprechenden Werte den Klartexten zugeordnet.


Vertragsstatus:

Klartext Wert
Ablauf -11
Ablehnung -10
Aktiv 1
Änderungsantrag 10
Anfrage -9
Angebot -3
Antrag -2
beitragsfrei 6
beitragsfrei durch Leistung 7
Beitragsstundung 8
Bestandsübertragung -7
in Abrufphase -13
in Leistung -12
Korrespondenzmakler -14
Kündigung -4
Lebend-kurzfristig-unterjährig 2
ruhend-Anwartschaft 3
ruhend-beitragsfrei 5
sonstiges 9
storniert 4
Untervertrag -5
vorläufige Deckung -8


Zahlungsweise (im Vertrag):


Klartext Wert
Beitragsfrei -1
Einmalbetrag -2
halbjährlich 2
jährlich 1
monatlich 12
Sonstiges 0
vierteljährlich 4

Welche Voraussetzungen bestehen beim Einsatz eines Virtuellen/Root-Servers im Rechenzentrum?

Wir betreiben kein eigenes Hosting – die Daten bleiben also bei Ihnen.

Sie können sich einen virtuellen oder Windows Root-Server im Rechenzentrum (z. B. bei 1&1, Strato, Contabo oder ähnlichen Anbietern) mieten. 
Schauen Sie sich dazu die Hardware-Voraussetzungen an.

Welche Funktionen kann man in Formeln nutzen?

aB-Agenta Formeln unterstützen folgende Funktionen. 

Funktionsnamen werden in den Schreibweisen klein (iif), mit großem Anfangsbuchstaben (Iif) und komplett groß (IIF) erkannt. Andere Mischformen (z. B. iIf) funktionieren nicht; schreiben Sie die Namen am besten wie in der Spalte „Syntax“.
In eckige Klammern eingerahmte Parameter sind optional und haben bei Weglassen automatisch den mit Gleichheitszeichen dahinter angegebenen Wert.

Funktion Syntax Beschreibung Beispiel
Iif iif(Bedingung, dann, sonst) Prüft, ob eine Bedingung zutrifft und gibt je nach Prüfungsergebnis einen von zwei Werten zurück. =iif(<>, 'Ihre', 'Deine')
IsInArray isinarray(Prüfwert, Wert1, Wert2, ...) Prüft, ob ein Wert in einer Auflistung anderer Werte enthalten ist. Texte werden ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung verglichen. =isInArray(<>, 'Maklervollmacht', 'Maklervertrag')
Choose choose(Index, Auswahl1, Auswahl2, ...) Gibt den Wert aus einer Auswahl von Werten an einer bestimmten Stelle (Index) zurück. Der Index beginnt bei 1. =choose(2, 16.15, 16.34, 19) → 16.34
Int int(Wert) Wandelt einen Wert in eine ganze Zahl ("Integer") um. Kommazahlen werden immer abgerundet, also auf die nächstkleinere ganze Zahl (int(-1.5) → -2). Zum Runden verwenden Sie round oder cint. =int('15')
Fix fix(Wert) Wandelt einen Wert in eine ganze Zahl um. Werte größer als 0 werden abgerundet, Werte kleiner als 0 werden aufgerundet. =fix('15')
Round round(Zahl, Dezimalstellen) Rundet eine Kommazahl auf die angegebene Anzahl an Nachkommastellen auf oder ab. Es wird kaufmännisch gerundet, d.h. ab 5 wird aufgerundet (round(2.5, 0) → 3). =round(<> * 1.19, 2)
Abs abs(Zahl) Gibt den absoluten Wert einer Zahl zurück, d.h. entfernt ggf. ein negatives Vorzeichen. =abs(-12) → 12
InStr instr(Text, Suchtext) Sucht einen Text innerhalb eines anderen Texts und gibt dessen Position zurück oder 0 falls er nicht enthalten ist. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. =instr('Beispiel','eis') → 2
Mid mid(Text, Position, Länge) Gibt einen Teil eines Textes zurück, beginnend ab einer bestimmten Position und mit einer bestimmten Länge. Die Position des ersten Zeichens ist 1. Ist die Länge 0 oder negativ, wird der gesamte Rest des Textes ab der Position zurückgegeben. =mid('Beispiel', 2, 3) → 'eis'
Left left(Text, Länge) Gibt die ersten x Zeichen eines Textes zurück. =left('Beispiel', 3) → 'Bei'
Right right(Text, Länge) Gibt die letzten x Zeichen eines Textes zurück. =right('Beispiel', 3) → 'iel'
Trim trim(Text) Entfernt alle unsichtbaren Zeichen (Leerzeichen, Tabulator, Zeilenumbruch etc.) am Anfang und am Ende eines Textes.
 =trim('   Beispiel   ') → 'Beispiel'
Replace replace(Text, Suchtext, Ersetzung) Ersetzt Text durch anderen Text innerhalb eines Textes. Es werden alle Fundstellen ersetzt, die Groß-/Kleinschreibung des Suchtextes wird dabei nicht beachtet. =replace('Baispiel', 'ai', 'ei') → 'Beispiel'
Chr chr(Zeichencode) Gibt das Zeichen entsprechend dem übergebenen Zeichencode (Unicode) zurück. =chr(228) → 'ä'
Len len(Text) Gibt die Anzahl der Zeichen eines Textes zurück. =len('Beispiel') → 8
cDbl cdbl(Wert) Wandelt falls möglich einen Wert in eine Kommazahl um. =cdbl('13,4') → 13.4
cInt cint(Wert) Wandelt falls möglich einen Wert in eine ganze Zahl um. Kommazahlen werden gerundet, bei genau 0,5 auf die nächste gerade Zahl (cint(2.5) → 2, cint(3.5) → 4). =cint('12') → 12
cStr cstr(Wert) Wandelt falls möglich einen Wert in eine Zeichenfolge um. =cstr(14) → '14'
cBool cbool(Wert) Wandelt falls möglich einen Wert in einen Ja-/Nein-Wert um. =cbool('True') → wahr
cDate cdate(Wert) Wandelt falls möglich einen Wert in ein Datum um. =cdate('1.10.2000') → #10/1/2000#
Format format(Wert, Format) Erzeugt einen Text aus einem Wert anhand des übergebenen Formats.
Formatiert werden Datums- und Zahlenwerte, andere Werte (z. B. Texte) bleiben unverändert. Zusätzlich zu den Formatierungszeichenfolgen von Microsoft gibt es die Kurzformen 'Currency' (Währung mit zwei Nachkommastellen) und 'Standard' (Tausendertrennzeichen, zwei Nachkommastellen).
Die verwendbaren Formatierungszeichenfolgen finden Sie hier:
https://learn.microsoft.com/de-de/dotnet/standard/base-types/formatting-types#format-strings-and-net-types		 =format(#10/14/2001#, 'd. MMMM') → '14. Oktober'
equals equals(Text1, Text2) Prüft, ob zwei Texte gleich sind, ignoriert dabei die Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen am Ende der Texte. Zwei leere Texte gelten als gleich. =equals('Beispiel', 'beispiel') → wahr
IsDate isdate(wert) Prüft, ob ein beliebiger Wert einem Datum entspricht oder sich in ein Datum umwandeln lässt. =isdate('1.2.2000') → wahr
Now now() Gibt den aktuellen Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) zurück. =now() → #10/14/2024 09:36:10#
Time time() Gibt die aktuelle Uhrzeit (ohne Datum) zurück. =time() → #09:36:10#
Today today() Gibt das aktuelle Datum (ohne Uhrzeit) zurück. =today() → #12/30/2024#
Day day(Datum) Gibt den Tag eines Datums zurück. =day(#10/14/2001 11:30:15#) → 14
Month month(Datum) Gibt den Monat eines Datums zurück. =month(#10/14/2001 11:30:15#) → 10
Year year(Datum) Gibt das Jahr eines Datums zurück. =year(#10/14/2001 11:30:15#) → 2001
Hour hour(Datum) Gibt die Stunde eines Zeitpunkts zurück. =hour(#10/14/2001 11:30:15#) → 11
Minute minute(Datum) Gibt die Minute eines Zeitpunkts zurück. =minute(#10/14/2001 11:30:15#) → 30
Second second(Datum) Gibt die Sekunde eines Zeitpunkts zurück. =second(#10/14/2001 11:30:15#) → 15
Weekday weekday(Datum, [ErsterWochentag]=1) Gibt den Wochentag eines Datums als Zahl zurück.
Standardmäßig ist der erste Wochentag der Sonntag.		 =weekday(#10/14/2001 11:30:15#) → 1 (=Sonntag)
=weekday(#10/14/2001 11:30:15#, 2) → 7 (=Sonntag)
DateValue datevalue(Wert) Wandelt falls möglich einen Wert in ein Datum um und lässt die Uhrzeit weg. =datevalue('14.10.2001 11:30') → #10/14/2001#
DatePart datepart(Zeitintervall, Datum, [ErsterWochentag]=1, [ErsteWocheDesJahres]=1) Gibt den angegebenen Teil eines Zeitpunkts zurück.
Siehe https://learn.microsoft.com/de-de/dotnet/api/microsoft.visualbasic.dateandtime.datepart?view=netframework-4.7.2
 =datepart('d', #10/14/2001 11:30:15#) → 14
DateAdd dateadd(Zeitintervall, Anzahl, Datum) Addiert die angegebene Anzahl an Zeiteinheiten zu einem Datum.
Siehe https://learn.microsoft.com/de-de/dotnet/api/microsoft.visualbasic.dateandtime.dateadd?view=netframework-4.7.2		 =dateadd('d', 2, #10/14/2001 11:30:15#) → #10/16/2001 11:30:15#
DateDiff datediff(Zeitintervall, Datum1, Datum2, [ErsterWochentag]=1, [ErsteWocheDesJahres]=1) Bestimmt die Differenz zwischen zwei Zeitpunkten in der angegebenen Zeiteinheit.
Siehe https://learn.microsoft.com/de-de/dotnet/api/microsoft.visualbasic.dateandtime.datediff?view=netframework-4.7.2		 =datediff('d', #10/14/2001#, #10/16/2001#) → 2 (Tage)
alterZuBestimmtemZeitpunkt alterzubestimmtemzeitpunkt(Geburtsdatum, Stichtag) Gibt das Alter in vollendeten Jahren zurück, das jemand mit dem Geburtsdatum am Stichtag hat. =alterzubestimmtemzeitpunkt(#10/14/2001#, #10/13/2026#) → 24

Installation von aB-Agenta auf einem Terminal-Server

aB-Agenta kann auch auf einem Terminal-Server betrieben werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass für jeden Benutzer ein eigener Temp-Ordner vorhanden sein muss. Diesen können Sie in den aB-Agenta Arbeitsplatz-Einstellungen unter Allgemein – Sonstiges – „Temporärer Ordner“ zuweisen. Dieser Ordner wird z. B. bei der Ablage von Dokumenten, die über aB-Agenta generiert werden, als Zwischenspeicher genutzt.
Eine Parallelnutzung des gleichen Ordners von mehreren Nutzern gleichzeitig führt zu Problemen.

Wo kann ich eine feste IP-Adresse beantragen um z.B. die aB-Agenta touch Version zu nutzen?

Um aB-Agenta touch einzusetzen, muss Ihr Server über eine eigene öffentliche IP-Adresse verfügen. 
Wenn Sie einen Server im Rechenzentrum einsetzen, ist bereits eine feste IP-Adresse vorhanden. Ansonsten können Sie diese bei Ihrem Internet-Provider beantragen.
Zusätzlich zu dieser IP-Adresse benötigen Sie noch eine Domain, damit Sie später für den Betrieb von aB-Agenta touch ein Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung benutzen können.
Sollten Sie keine feste IP-Adresse von Ihrem Provider bekommen, können Drittanbieter-Dienste Ihre dynamische IP-Adresse in eine feste Domain umwandeln.

Hier einige Beispieladressen bei denen Sie eine dynamische Domain beantragen können:

Was ist Bestandteil des Mietvertrages?

Im Rahmen des Mietvertrages, stehen Ihnen unsere kompetenten Mitarbeiter für alle Fragen rund um aB-Agenta gerne zur Verfügung. Sie erreichen den Support telefonisch (keine kostenpflichtige Servicerufnummer) unter (+49) 2676 / 95274-30 oder per E-Mail unter support@artbase-software.de. 
Ein weiterer Bestandteil des Mietvertrages sind die kostenlosen Updates zum Programm (auch neue Programmversionen). Durch die automatische Online-Update Funktion verpassen Sie somit keine Updates mehr.

Was muss ich tun, um Schnittstellen in aB-Agenta zu nutzen, bzw. sind die Vergleichsprogramme im aB-Agenta enthalten?

aB-Agenta verfügt über diverse Schnittstellen zu Drittanbietern, wie z. B. Tarifrechner zu KFZ-, Kranken- oder Sachversicherungen. Dadurch ist eine Datenübergabe zwischen aB-Agenta und dem jeweiligen Schnittstellen Anbieter gewährleistet. Alle Schnittstellen werden in aB-Agenta kostenlos zur Verfügung gestellt, es sei denn es handelt sich um ein ausgewiesenes kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Beachten Sie, dass eventuell Gebühren zur Nutzung bei den entsprechenden Drittanbietern anfallen. Als lizenzierter aB-Agenta Anwender erhalten Sie teilweise Sonderkonditionen bei den Schnittstellenanbietern. Diese finden Sie auf den entsprechenden Unterseiten zu den Schnittstellen oder fragen Sie direkt bei dem jeweiligen Anbieter nach.
Eine Übersicht der integrierten Schnittstellen finden Sie Schnittstellen.

Automatisierung von Online-Update, GDV-/OMDS-Import, BiPRO-Postabruf, Datenabgleich oder Datensicherung

Über die Windows-Aufgabenplanung kann die Datensicherung, das Online-Update, der GDV-/OMDS-Import, der BiPRO-Postabruf oder der Datenabgleich automatisiert werden.

In aB-Agenta finden Sie im Applikationsmenü unter System-Verwaltung die Funktion „Aufgabenplanung“.

Mittels der Aufgabenplanung können Sie ganz einfach zeitgesteuerte Prozesse für aB-Agenta erstellen, die direkt am Server ausgeführt werden. Es wird dazu eine XML-Datei erzeugt in der alle erforderlichen Parameter gespeichert sind. Diese wird dann später als neue Aufgabe in der Aufgabenplanung importiert.

Zu diesen Prozessen gehören in Verbindung mit aB-Agenta:

Zu jeder Option lassen sich zusätzlich noch einstellen:

aufgabenplanung.PNG

Wichtig: Global muss noch der Windows-Benutzer definiert werden unter dessen Anmeldung die Aufgabenplanung am Server gestartet wird.

Wenn Sie alle erforderlichen Parameter eingestellt haben, klicken Sie auf „Erstellen“. Im Anschluss erscheint der Windows-Dialog „Ordner suchen“. Hier wählen Sie bitte einen entsprechenden Pfad zum Zwischenspeichern der XML-Datei aus.

Danach wird die Windows „Aufgabenplanung“ gestartet.

Klicken Sie im Fenster der Aufgabenplanung auf Aktion – „Aufgabe importieren…“. Wählen Sie anschließend über den Windows-Dialog die zuvor erzeugte XML-Datei aus. Es werden nun gemäß Ihren Einstellungen automatisch die entsprechenden Aufgaben unter der Windows-Aufgabenplanung angelegt.

Wichtig: Bitte prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob z. B. die „Datensicherung“ ohne entsprechendes Fehlerprotokoll in der Windows-Aufgabenplanung ausgeführt wurde.

Welche Möglichkeiten der Datensicherung bietet aB-Agenta?

aB-Agenta bietet Ihnen diverse Möglichkeiten der Datensicherung.
So wird beim Programmstart von aB-Agenta nach der internen Datensicherung gefragt, welche Sie auf jeden Fall durchführen sollten. Die Sicherung erfolgt dann auf einen von Ihnen vorgegebenen Pfad.
Um die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten im Falle eines technischen Problems zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen in regelmäßigen Abständen eine zusätzliche Datensicherung auf ein externes Medium durchzuführen. Daher stellen wir Ihnen eine weitere Option zur Erstellung einer solchen externen Sicherung zur Verfügung.
Im Applikationsmenü unter dem Eintrag System-Verwaltung finden Sie den Button „Daten extern sichern“ im Abschnitt Datensicherung. Wenn Sie diesen Button klicken, wird als erstes die interne Datensicherung in den vorhandenen Backup-Ordner gestartet. Ist diese Aktion abgeschlossen, erscheint ein Dialog, in dem Sie den Ordner für die externe Backup-Kopie auswählen müssen. Den gewählten Ordner merkt sich das Programm pro Arbeitsplatz. Er kann nachträglich über die Arbeitsplatz-Einstellungen im Abschnitt Datensicherung auf dem Register Optionen für Daten-Ordner… im Feld Backup-Ordner für externe Sicherung umgestellt werden.
Hinweis für alle Kunden, die bereits eine manuelle externe Datensicherung durchführen:
Sollten Sie bereits eine manuelle externe Datensicherung durchführen (gilt nicht für obige neue Funktion) indem Sie den aB-Agenta Datenordner kopieren, muss auf jeden Fall der SQL-Server Dienst beendet werden! Ansonsten ist die Sicherung Ihrer Daten nicht vollständig.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Wartungs-/Mietvertrag kündige?

Kaufvariante

Nach Ablauf des Wartungsvertrages kann aB-Agenta weiter genutzt werden. 
Sie erhalten jedoch keinen Support oder Updates mehr, da diese nur für Kunden mit aktivem Wartungsvertrag zur Verfügung stehen. 
Support-Anfragen ohne aktiven Wartungsvertrag werden pro Support-Anfrage berechnet. Die Konditionen können Sie unserer Preisliste entnehmen. 
Updates können zu einem späteren Zeitpunkt gegen eine entsprechende Update-Gebühr erworben werden.

Mietvariante

Sollte der Mietvertrag aufgelöst werden, ist das Programm nicht mehr lauffähig. 
Sie können durch Zahlung der entsprechenden Listenpreise, jederzeit das Programm kaufen. 
Die bis dato gezahlten Mietgebühren werden jedoch nicht angerechnet. 
Die eingegebenen Daten können jederzeit aus der SQL-Datenbank, mittels dem kostenlosen Tool „SQL Server Management Studio Express“ ausgelesen werden. 
Die Datenbank ist unsererseits nicht Passwort geschützt.

Wie oft erscheinen Updates und wie kann ich diese herunterladen?

Updates erscheinen zu keinen festgelegten Terminen, sondern unregelmäßig, teilweise sogar wöchentlich. 
Diese werden zur Verfügung gestellt, sobald eine neue Funktion, Verbesserung oder Aktualisierung zur Verfügung steht.
aB-Agenta erinnert Sie automatisch in einem festgelegten Rhythmus daran, ein Update durch zu führen. 
Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit das Online-Update direkt aus aB-Agenta heraus aufzurufen. Öffnen Sie dazu das Applikationsmenü und drücken links oben auf den Knopf Online-Update.

Werden die Daten übernommen, die ich in der Demo-Version von aB-Agenta eingetragen habe?

Sollten Sie eine Offline-Demoversion installiert haben, werden alle Daten übernommen, die Sie bereits erfasst haben.
Sollten Sie sich für aB-Agenta entscheiden ist keine Neu-Installation des Programms erforderlich. 
Sie erhalten von uns einen Lizenz-Schlüssel, der die Demo in einer Vollversion freischaltet.
Bei der Online-Demoversion ist die Übernahme der eingegebenen Daten nicht möglich.

Können meine Daten aus meinem bisherigen Verwaltungsprogramm in aB-Agenta übernommen werden?

Ausführliche Informationen zu Übernahmen aus Fremdsystemen finden Sie hier.

Können Daten aus älteren aB-Agenta Versionen übernommen werden?

Generell werden Programm-Updates unter dem Gesichtspunkt der Datenkompatibilität zu Vorgänger Versionen von aB-Agenta erstellt. 
Unter Umständen kann es jedoch vorkommen, dass Ihre Programm einen Versionsstand hat, der nicht durch die automatische Update-Routine auf die aktuellste Version aktualisiert werden kann. In diesem Fall müssten entsprechende Zwischen-Updates manuell eingespielt werden. 
Dies können Sie jedoch mit Unterstützung unseres Supports durchführen.

Bieten Sie auch Schulungen für aB-Agenta an?

Generell bieten wir Ihnen als Neukunde eine kostenlose Online-Grundschulung (Dauer ca. 1,5 Stunden) an, welche Ihnen den Einstieg in aB-Agenta erleichtern soll. 
aB-Agenta ist selbsterklärend aufgrund der intuitiven Bedienung.
Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch spezielle weiterführende Schulungen an:
Bei jeder Schulung handelt es sich um eine Individual-Schulung, nur mit Ihnen bzw. Ihrer Firma.
Den Schulungsinhalt und die Dauer legen Sie selbst fest. Für weitere Informationen nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Auf unserem YouTube Kanal finden Sie zudem noch hilfreiche Videos im Umgang mit aB-Agenta.
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Kommen zu den monatlichen Mietgebühren noch weitere Kosten hinzu?

Nein, Sie zahlen lediglich die monatlichen Mietgebühren und erhalten für diesen Betrag alle Updates und den Support zu aB-Agenta. 
Bei Vertragsabschluss fällt lediglich noch eine einmalige Bereitstellungsgebühr in Höhe von 98,00 Euro (zzgl. MwSt.) an.

Besteht die Möglichkeit, dass ich meinen Kunden über ein Kundenportal Zugriff auf die Daten in aB-Agenta ermögliche um z.B. Adressdaten zu aktualisieren?

Ja, das ist über das aB-Agenta Kundenportal möglich. 

Für genauere Infos über Funktionalität, Preise, etc. nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wie sind Ihre Support- und Bürozeiten und wie kann Sie erreichen?

Geschäftszeiten

Support

Montag bis Donnerstag:
08.30 Uhr bis 12.00 Uhr und von 13.00 Uhr bis 16.30 Uhr
Freitag:
08.30 bis 12.00 Uhr
Kontakt:
Telefon Deutschland: +49 2676 952 74-30 (keine kostenpflichtige Servicerufnummer)
Telefon Österreich: +43 1 349 1012-30 (keine kostenpflichtige Servicerufnummer)
E-Mail: Senden Sie uns eine Mail

Vertrieb

Montag bis Donnerstag:
08.30 Uhr bis 12.00 Uhr und von 13.00 Uhr bis 16.30 Uhr
Freitag:
08.30 bis 12.00 Uhr
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Benötige ich eine Vollversion des SQL-Servers von Microsoft?

aB-Agenta verwendet den SQL-Server von Microsoft als Datenbankbasis. Bei der Installation wird die kostenlose Runtime-Version des SQL-Servers automatisch installiert. Diese kann bis zu einer Datenbankgröße von 10GB verwendet werden. Ab der Version 2025 sind es 50GB. Ist die Datenbank größer, muss eine Vollversion des MS SQL-Servers erworben werden.
Ausschlaggebend für die Datenbankgröße ist dabei die Datei aBDatabase.mdf, welche auf der Festplatte im aB-Agenta Datenordner liegt.

Gewähren Sie Rabatte für Mitglieder von Maklerverbänden oder sonstigen Verbänden?

Ja.
Nähere Informationen zu den gewährten Rabatten finden Sie auf der Preisliste.

Bekomme ich eine Grundeinweisung wenn ich aB-Agenta Miete?

Ja.
Generell bieten wir Ihnen als Neukunde eine kostenlose Online-Grundschulung (Dauer ca. 1,5 Stunden) an, welche Ihnen den Einstieg in aB-Agenta erleichtern soll.
Alle weiteren Fragen zu aB-Agenta, können Sie jederzeit im Rahmen des Mietvertrages mit unseren Mitarbeitern vom Support klären

Arbeiten Sie mit Außendienstmitarbeitern oder haben Sie eventuell einen Vertriebspartner in meiner Nähe?

Der Vertrieb der Software erfolgt generell über unsere Hauptzentrale in Auderath. Dies bietet eine Reihe von Vorteilen für Sie als Endkunden, wie z. B..
Nach vorheriger Absprache und unter gewissen Umständen, wäre jedoch auch direkter Besuch bei Ihnen vor Ort möglich.

Kann ich aB-Agenta auch auf meinem Mac- oder Linux Betriebssystem installieren?

Eine Installation unter einem Mac-Betriebssystem ist nur möglich, wenn eine Windows-Betriebssystem Umgebung simuliert wird, z. B. mit dem Zusatz-Tool „Parallels“ (keine ARM basierten Prozessoren und Apple M1). Unter einem Linux-Betriebssystem kann aB-Agenta nicht installiert werden.

Wie lange gibt es bereits Ihre Firma?

Gegründet wurde unsere Firma im Jahre 1985.

Ich rechne mit meinen Kunden direkt ab. Lassen sich diese Rechnungen auch über ein Inkasso Modul in aB-Agenta darstellen?

Nein. Ein Inkasso Modul bieten wir nicht an.

Ist die Laufzeit der Demo-Version von aB-Agenta beschränkt, bzw. worin liegt die Beschränkung der Demo?

Die aB-Agenta Demo-Version ist nicht Laufzeit beschränkt. Sie können maximal 50 Datensätze anlegen.
Es gibt 2 Möglichkeiten, die Demo-Version von aB-Agenta zu testen:

Online Demo-Version:

Mit der Online Demo-Version können Sie aB-Agenta unverbindlich und kostenlos testen. Die Daten werden dabei online auf unserem Demo-Server gespeichert. Hierfür ist eine permanente Internet-Verbindung erforderlich. Die lokale Microsoft SQL-Server Installation entfällt.
Wichtiger Hinweis zur Online-Demo:
Der angelegte Datenbestand wird nur für Demo-Zwecke verwendet und später wieder gelöscht.
Der Datenbestand einer Vollversion wird nicht von der artBase! Software GmbH gehostet, sondern liegt auf Ihren eigenen Rechnern.

Offline Demo-Version:

Mit der Offline Demo-Version können Sie aB-Agenta unverbindlich und kostenlos testen. Es werden alle erforderlichen Dateien inklusive Microsoft SQL-Server lokal auf Ihrem Rechner installiert.
Generell sind die Zusatzmodule wie z. B. Designer, GDV und Provisionsabrechnung in der Funktionalität der Demo eingeschränkt nutzbar.
Die Anleitung zur Installation der Demo-Version sowie den Download finden Sie hier.

Thema Datensicherheit. Was wird von aB-Agenta wie verschlüsselt?

Übertragene Daten

Gespeicherte Daten

Gibt es Tastaturkürzel (Shortcuts)?

Es sind diverse Tastaturkürzel in aB-Agenta definiert:


Tastenkombination Bedeutung
Strg+A Gesamten Text im aktuellen Eingabe-Element (z.B. Notizen) markieren.
Strg+C Im aktuellen Eingabe-Element markierten Text kopieren.
Strg+D In Textfeldern und Notizfeldern wird an der aktuellen Position das aktuelle Datum mit Uhrzeit und der aB-Agenta Benutzer folgenderweise eingetragen:
09.02.2018 08:18 (Benutzer). In Datums-Feldern wird nur das aktuelle Tages-Datum und in Datum/Uhrzeit-Feldern das aktuelle Tages-Datum und die aktuelle Uhrzeit eingetragen.
Strg+F Aufruf der Suche.
Strg+Umsch+F Für markierten Text in einem Notizfeld fett umschalten.
Strg+Alt+F Aufruf der Suche im Volltext-Suchmodus.
Strg+G Wenn der Cursor in einem Objekt-Feld steht, wird die Suche für dieses Feld geöffnet, so als ob man auf das Fernglas klickt.
Strg+Alt+G Wenn der Cursor in einem Objekt-Feld steht, wird die Suche für dieses Feld im Volltext-Suchmodus geöffnet, so als ob man mit gedrückter Strg+Umsch-Tastenkombination auf das Fernglas klickt.
Strg+H Für markierten Text in einem Notizfeld einen Hyperlink anlegen.
Strg+S Speichern der Änderungen im aktuellen Datensatz.
Strg+T Aufruf des Textbaustein-Fensters (Funktioniert nur in Notiz-Feldern)
Strg+U Für markierten Text in einem Notizfeld Unterstreichung umschalten.
Strg+V Einfügen eines Textes aus der Zwischenablage an der aktuellen Cursor-Position. Fügen Sie Text in ein formatierbares Feld ein, wird die Quell-Formatierung übernommen.
Strg+Umsch+V Einfügen eines Textes aus der Zwischenablage an der aktuellen Cursor-Position. Fügen Sie Text in ein formatierbares Feld ein, wird die Ziel-Formatierung übernommen.
Strg+X Im aktuellen Eingabe-Element markierten Text ausschneiden.
Strg+Z Änderung im aktuellen Eingabe-Element rückgängig machen.
Strg+F4 Schließen des aktuellen Registers.
F5 Die Formel des aktuell ausgewählten Feldes neu berechnen. Alle von diesem Feld abhängigen Felder werden ebenfalls neu berechnet.
F6 Diese Taste funktioniert nur in einer Vertragsmaske und führt das Makro "Nettobeitrag berechnen" aus.

Zusätzlich können im Hauptprogramm folgende Tasten-Kombinationen verwendet werden:

Tastenkombination Bedeutung
F1 Öffnen der Dokumentation
F12 Starten der Fernwartung


Hinweis: Im Masken-Designer können für die Suche nach einzelnen Objekten ebenfalls Tastatur-Kürzel in der Form Strg+? hinterlegt werden. Drückt man dann die entsprechende Tasten-Kombination, so wird die Suche nach dem jeweiligen Objekt geöffnet.
Hier finden Sie den entsprechenden Blog-Eintrag mit einer kleinen Anleitung dazu.

Wo finde ich den API-Key der Mr-Money BiPRO///BOX?

In den Systemeinstellungen der BiPRO///BOX finden Sie den Abschnitt "externe Schnittstelle". Stellen Sie den
Status
ggf. auf "aktiviert". 
Den
API-Key
finden Sie direkt darunter.
VfIqmZZzCLHdSc6d-9a271de0-156e-4074-8095-770ac881aa91.png

Registry Optionen

Benutzerbezogene Optionen

Die Optionen sind normalerweise auf den aktuellen Windows-Benutzer bezogen. Der Schlüssel ist:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\VB and VBA Program Settings\artbase14\Options

Systemweite Optionen

In seltenen Fällen muss die Option unabhängig vom Windows-Benutzer -also systemweit- sein (z.B. für den Service). Der Schlüssel ist dann:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\artBase\aB-Agenta fx
bis einschließlich Version 19.2 ist der Schlüssel:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\artBase\aB-Agenta fx

Allgemeines

Liste der Optionen


Schlüssel Name Sichtbarkeit Datentyp Standard Beschreibung
System ProgrammdatenbankLokal versteckt ja/nein 0 (nein) Falls aktiviert, werden Programmdatenbanken (*.sqlite) lokal kopiert.
Lokaler Pfad: C:\aBTemp\xxx\LocalDbs
betrifft aBProgram.sqlite, aBAgenta_BiproFX.sqlite, aBAgenta_GDV_OMDS.sqlite
TAPI useDeviceName versteckt ja/nein
 0 (nein) Falls aktiviert, speichert Agenta die aktive TAPI-Leitung als Name anstatt ID
Speichern als ID verursacht manchmal Probleme
TAPI initTimeout versteckt ganze Zahl 5000 max. Dauer in Millisekunden für das Initialisieren der TAPI-Leitung
Bei Überschreitung kommt Fehler
Database
 TimeoutSeconds
 AP-Einstellungen ganze Zahl 300 max. Dauer in Sekunden für normale Datenbankzugriffe wie laden u. speichern
Bei Überschreitung kommt Fehler
Database TimeoutSeconds_Wartung
 versteckt ganze Zahl 3600 max. Dauer in Sekunden für Datenbankwartungen
wie z.B. Backup erstellen und wiederherstellen, DB verkleinern, DB prüfen
Bei Überschreitung kommt Fehler
Database
 OpenTimeoutSeconds
 versteckt ganze Zahl 10 max. Dauer in Sekunden für das Öffnen einer Datenbank
Bei Überschreitung kommt Fehler
Entwicklung boxURL versteckt Text
abweichende URL für b-OX Classic
Entwicklung boxLdURL versteckt Text
abweichende URL für b-OX LD
Entwicklung variasURL versteckt Text
abweichende URL für Varias (Digitale Unterschrift)
Entwicklung pspURL versteckt Text
abweichende URL für psp PKV
Entwicklung togetherURL versteckt Text
abweichende URL für Together
Entwicklung allianzAURL versteckt Text
abweichende URL für Allianz Österreich Extranet
Entwicklung acknowledgeBiproDocs
 versteckt ja/nein 1 (ja) Falls deaktiviert, werden BiPRO-Dokumente beim Lieferanten (z.B. b-OX LD) nach dem Abruf nicht gelöscht.



Entwicklung CefSharp_LogLevel versteckt ganze Zahl 0 0Default (Info)
1Verbose
2Info
3Warning
4Error
5Fatal
99Disable

Platzhalter-Zusätze

Datensatz Sperre aufheben