Prozesssteuerung In diesem Kapitel werden die Begrifflichkeiten sowie die Bedienung der Prozesssteuerung erläutert. Die Prozesssteuerung ist grob in zwei Welten geteilt. Es gibt die Welt der Prozessdefinitionen und die der Abarbeitung eines zu einem Datensatz angelegten Prozesses. Für die Bearbeitung bzw. Neuanlage einer Prozessdefinition wird ein eigenes Fenster geöffnet. Dieses Fenster kann offen gelassen werden und man kann parallel im Hauptprogramm weiterarbeiten, falls beispielsweise ein Kunde anruft und eine Auskunft wünscht.Die Abarbeitung eines Prozesses ist aber voll in das Hauptprogramm integriert. Das bedeutet, es gibt keine Extra-Fenster zur Steuerung bzw. Bearbeitung. Die Knöpfe zum Aufruf der entsprechenden Funktionen finden Sie auf der Symbolleiste im Abschnitt Prozesssteuerung. Diese werden auf den folgenden Seiten näher erläutert. Wie beim Rest des Programms auch, sind diese Knöpfe kontextbezogen. Das heißt, Knöpfe werden aktiv und Untermenüs befüllt, je nachdem was aktuell für ein Datensatz oder was für eine Liste im Programm offen ist. Auf dem Dashboard gibt es eine Kachel Fällige Prozesse im Abschnitt Heute. Durch einen Doppelklick werden alle heute fälligen Prozessschritte in einem neuen Register angezeigt. Prozessauslöser Allgemeine Informationen In diesem Abschnitt wird Ihnen erläutert, wie Sie einen Prozessauslöser anlegen oder einen bereits vorhandenen Auslöser bearbeiten können. Prozessauslöser sind dazu gedacht, Prozesse unter bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Menge an Datensätzen oder einen einzelnen Datensatz automatisch zu starten. Durch einen Klick auf den Knopf Bearbeiten auf der Symbolleiste Prozesssteuerung im Abschnitt Prozessauslöser gelangen Sie in das Fenster zur Bearbeitung der Prozessauslöser. Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie die Liste der bereits definierten Auslöser. Die Liste zeigt Ihnen außerdem wann der Auslöser zuletzt ausgeführt wurde und wann die nächste Ausführung stattfindet. Klicken Sie einen der Auslöser an oder klicken auf den Knopf Einfügen im unteren Bereich des Fensters, wird auf der rechten Seite die entsprechende Definition angezeigt. Sie können dem Auslöser eine Bezeichnung geben, damit man kurz und prägnant erkennt, worum es sich handelt. Außerdem müssen Sie die Prozess-Definition auswählen, die automatisch gestartet werden soll. Im Feld "Prozess starten bei" können Sie auswählen, unter welchen Umständen dieser Prozessauslöser angesprochen werden soll. Folgende Werte sind möglich: Datensatzänderung Bei einer von Ihnen definierten Änderung eines Datensatzes soll dieser Prozessauslöser gestartet werden. Die Erklärung dazu finden Sie hier: Prozess starten bei: Datensatzänderung Programmstart Dieser Prozessauslöser wird beim Programmstart in einem von Ihnen definierten Intervall gestartet. Hier finden Sie mehr Optionen dazu: Prozess starten bei: Programmstart Im Feld "nächste Ausführung" steht das Datum, an welchem Tag dieser Auslöser das nächste Mal gestartet wird. Sie können dieses Datum auch manuell ändern, um einen Startzeitpunkt vorzugeben. Sollten Sie einen Prozessauslöser übergangsweise nicht mehr benötigen, können Sie diesen deaktivieren. Dieser Auslöser verschwindet dann aus der Liste und wird nicht mehr gestartet. Um ihn wieder zu aktivieren, zeigen Sie in der Liste die deaktivierten Prozessauslöser mit an, wählen den entsprechenden Datensatz aus und aktivieren ihn wieder. Ebenso ist ein Import/Export von Prozessauslösern möglich, um diesen zum Beispiel einem Maklerkollegen zur Verfügung zu stellen. Prozess starten bei: Programmstart Damit ein Auslöser beim Programmstart "weiß", für welche Datensätze der entsprechende Prozess gestartet werden soll, definieren Sie eine Abfrage, die die entsprechenden Datensätze aus dem Bestand selektiert. Über die Option "Datensätze anzeigen" können Sie noch festlegen, ob die selektierten Datensätze vor der Ausführung noch einmal angezeigt werden oder nicht. In dieser Anzeige können dann noch einzelne Datensätze manuell ausgeschlossen werden.Durch das Intervall legen Sie fest, in welchen Abständen dieser Auslöser gezündet wird. Möglich sind hier folgende Werte mit Ihren entsprechenden Einstellungen: täglich wöchentlich monatlich jährlich Prozess starten bei: Datensatzänderung Sobald ein Datensatz in aB-Agenta gespeichert wird, schaut das System nach, ob es einen Prozessauslöser für eine Datensatzänderung gibt, der auf diesen Datensatz zutrifft. Wenn dem so ist, wird der entsprechende Prozess gestartet und läuft so weit durch, bis eine Benutzerinteraktion erforderlich ist. An dieser Stelle stoppt der Prozess und muss dann manuell weitergeführt werden.Damit der Prozessauslöser zutrifft, werden prinzipiell zwei Dinge geprüft: Datensatzkriterien Diese Kriterien legen fest, ob der Datensatz überhaupt in Frage kommt. Man könnte z.B. einen Prozessauslöser für einen Vertrag definieren, der startet sobald der Vertragsstatus auf aktiv gestellt wird. Dieser Auslöser soll aber nicht bei Verträgen der Allianz starten. Dann kann das über die Datensatzkriterien definiert werden. Feld-Änderungen Die Feld-Änderungen definieren die Zustandsänderungen eines Feldes, die für die Start-Prüfung hergenommen werden. Man kann sowohl für den alten als auch für den neuen Feldwert einen Zustand definieren, der für den gerade zu speichernden Datensatz zutreffen muss, damit der Prozess ausgeführt wird. Folgende Zustände können für den alten und den neuen Feld-Wert festgelegt werden: egal Der Wert des Feldes spielt keine Rolle gleich Der Wert des Feldes muss dem hinterlegten Wert entsprechen leer Der Wert des Feldes muss leer sein. nicht leer Der Wert des Feldes darf nicht leer sein. Im oberen Bild ist eine Feld-Änderung angelegt, die bedeutet, dass der Prozess ausgeführt werden soll, wenn das Feld "Erledigter Schaden" auf "Ja" gestellt wird. Der alte Wert spielt dabei keine Rolle. Ebenso könnte man einen Auslöser für einen Kunden definieren, der dann startet, wenn der Objekttyp vom Wert "Interessenten" aus "Kunden" umgestellt wird. Das würde dann so aussehen: Ist die Option "Alle Feld-Änderungen müssen zutreffen" gesetzt, müssen alle definierten Feld-Änderungen zutreffen, damit der Prozess-Auslöser startet. Ansonsten muss nur eine der Bedingungen zutreffen. Prozessdefinition Allgemeine Informationen In diesem Abschnitt wird Ihnen erläutert, wie Sie eine Definition für einen Prozess anlegen oder eine bereits vorhandene Prozessdefinition bearbeiten können. Durch einen Klick auf den Knopf Bearbeiten auf der Symbolleiste Prozesssteuerung im Bereich Prozessdefinition und dort auf den Untereintrag Neue Definition anlegen gelangen Sie in das Fenster zur Definition eines neuen Prozesses. Sollten Sie bereits Prozesse definiert haben, werden diese im Untermenü des Bearbeiten Knopfes angezeigt und man kann durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag direkt zur Bearbeitung der gewählten Prozessdefinition springen.Das Fenster zur Bearbeitung der Prozessdefinition beinhaltet zwei Register: Globale Einstellungen Hier werden Einstellungen für den Prozess vergeben. Man kann den Namen des Prozesses, das Objekt, zu dem dieser Prozess angelegt werden kann, und eine Standard-Zuständigkeit für einen neu angelegten Prozess festlegen. Bei der Neuanlage des Prozesses wird die Zuständigkeit auf diesen Mitarbeiter bzw. diese Abteilung gesetzt. Schritte Hier legen Sie die einzelnen Schritte des Prozesses fest. Das Register ist in 4 Bereiche unterteilt Links sehen Sie das Prozessdiagramm. Hier wird die Struktur und der Ablauf des Prozesses als Diagramm dargestellt. Man kann die Schritte mit der Maus platzieren, Schritte löschen und Verbindungen hinzufügen oder löschen. Rechts oben befindet sich die Toolbox mit den neu einzufügenden Prozesselementen. Es können Aktionen, Ja-Nein-Entscheidungen, Auswahl-Entscheidungen und Wartezeiten eingefügt werden. Rechts in der Mitte sind die Einstellungen zum aktuell im Diagramm ausgewählten Prozesselement. Je nach Element sehen die Einstellungen unterschiedlich aus. Die entsprechenden Einstellungen werden im Folgenden erläutert. Im unteren Bereich befinden sich einige Knöpfe. Hier kann beispielsweise die Prozessdefinition gespeichert oder gelöscht werden. Die Knöpfe Schritt kopieren und Element(e) löschen beziehen sich auf die im Diagramm ausgewählten Elemente.Um neue Elemente im Prozess einzufügen, ziehen Sie einfach das gewünschte Prozesselement aus der Toolbox auf das Diagramm. Das entsprechende Element wird dem Prozess hinzugefügt, selektiert und die Einstellungen dazu im rechten Bereich angezeigt. Sollte es nur eine Möglichkeit einer Verbindung geben, beispielsweise weil es nur eine bereits vorhandene Aktion im Diagramm gibt, wird automatisch auch die Verknüpfung hergestellt.Ansonsten muss die Verknüpfung manuell hinzugefügt werden, indem Sie vom Vorgänger einen der 4 Verbindungspunkte mit der Maus auf den entsprechenden Nachfolger ziehen.Wie oben bereits erwähnt, gibt es 5 verschiedene Typen von Prozesselementen.Je nachdem, welchen Typ der Ausgangsknoten einer Verbindung hat, muss auch die Verbindung selbst bearbeitet werden. So muss bei ausgehenden Verbindungen von Fallunterscheidungen eingestellt werden, bei welchem Ergebnis welche Verbindung genutzt werden soll. Aktion Hier werden die durchzuführenden Aktionen eines Prozessschritts definiert. Folgende Aktionen können dabei vergeben werden: Datensatz anlegen Datensatz anpassen Dokument erstellen E-Mail beantworten E-Mail versenden E-Mail weiterleiten manuelle Tätigkeit Auswahl-Entscheidung An diesem Knoten des Prozesses wird eine Entscheidung anhand eines Feldwertes aus dem Bezug-Datensatz (der Datensatz, zu dem der Prozess angelegt wurde) getroffen. Dazu wird in den "Eigenschaften des aktuellen Prozesselements" ein Feld ausgewählt und anhand des Wertes aus diesem Feld wird entschieden, welches Prozesselement als Nachfolger ausgewählt wird. Eine Auswahl-Entscheidung kann prinzipiell beliebig viele Nachfolger haben, es muss aber immer mindestens ein Nachfolger über eine "Alles andere"-Verbindung erreichbar sein. Ja-Nein-Entscheidung Hierbei handelt es sich um einen Punkt im Prozess, an dem eine Entscheidung anhand der definierten Kriterien getroffen werden muss. Entweder die definierten Kriterien treffen zu oder nicht. Eine Ja-Nein-Entscheidung hat somit immer genau zwei Nachfolger. Ein Nachfolger wird über eine Ja-Verbindung erreicht und der andere über die Nein-Verbindung. Wartezeit In diesem Element kann eine Wartezeit definiert werden. Das bedeutet, dass der Prozess an dieser Stelle die angegebene Zeit wartet und erst dann fortgeführt wird. Einstellbar sind Tage und Monate. Zusätzlich ist noch der Punkt "keine Wartezeit" einstellbar. Dieser soll dazu dienen, die Wartezeit in der Prozessdefinition kurzfristig abzuschalten. Sollte die Wartezeit nie mehr benötigt werden, kann der Knoten ebenso gut gelöscht werden. Warteschleife Die Warteschleife besteht generell aus 4 Teilen in einer bestimmten Reihenfolge. Die Schleife beginnt mit einer Wartezeit, danach folgt eine Ja-Nein-Entscheidung. Nach dieser folgt ein Schleifenzähler und am Schluss kommt die Aktion. Alle Schritte haben eine Bezeichnung, die im Prozessdiagramm angezeigt wird. Lassen Sie die Bezeichnung leer, wird je nach Typ programmgesteuert ein Info für den Schritt generiert. Ebenso kann bei allen Schritten eine Anweisung angegeben werden. Diese Anweisung wird während der Ausführung des Schrittes angezeigt. Auf den folgenden Seiten werden die Einstellungen der einzelnen Prozessschritte genauer erläutert. Aktion Eine Aktion in der Prozessdefinition ist ein Schritt, bei dem eine Handlung ausgeführt wird. Das kann automatisch geschehen oder auch eine Benutzereingabe oder sogar manuelle Arbeit des Ausführenden beinhalten. Je nachdem, welche Aktion ausgewählt wird, passt sich die Maske mit den Einstellungen an. Generell kann für alle Aktionen eine Bezeichnung und ein Mitarbeiter festgelegt werden. Die Auswahl des Mitarbeiters legt fest, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung diesen Schritt ausführen soll. Ist kein Mitarbeiter angegeben, wird er aus dem Vorgänger-Schritt übernommen.Es gibt folgende Aktionen: Datensatz anlegen Die Aktion Datensatz anlegen sorgt bei Ausführung dafür, dass zum Bezug-Datensatz des Prozesses ein Unterdatensatz angelegt wird. Dazu muss man die Relation angeben, in die ein Datensatz eingefügt werden soll. Zusätzlich kann man noch Felder angeben, die mit Werten befüllt werden sollen. Hier sind sowohl feste Werte als auch Formeln möglich. Die Formeln werden gebildet, wie z.B. bei Platzhalter in Dokumenten.Die Option zur Bearbeitung öffnen sorgt dafür, dass der neue Datensatz nach Anlage im Hauptprogramm in einem neuen Register angezeigt wird, damit man evtl. noch Dinge dynamisch hinzufügen kann. Die Aktion gilt dann als abgeschlossen, wenn das Register mit dem zu bearbeitenden Datensatz geschlossen wird. Datensatz anpassen Die Aktion Datensatz anpassen verändert den Bezug-Datensatz des Prozesses. Man kann Felder definieren, die auf bestimmte Werte gesetzt werden sollen. Auch hier sind genau wie bei Datensatz anlegen feste Werte und Formeln möglich. Ebenso gibt es hier die Option zur Bearbeitung öffnen. Dokument erstellen Bei diesem Schritt wird ein Dokument erstellt. Dazu muss nur die entsprechende Vorlage ausgewählt werden. Hier können Word-, Excel- und PDF-Vorlagen verwendet werden.Um die Arbeit zu vereinfachen gibt es noch die Option automatisch drucken. Das bedeutet, dass das erzeugte Dokument direkt ohne Ansicht gedruckt wird.Die so erzeugten Dokumente werden natürlich zum Bezug-Datensatz in der Dokumenten-Verwaltung abgelegt. E-Mail beantworten/weiterleiten Bei diesem Schritt wird eine E-Mail erstellt. Dazu muss nur die entsprechende Vorlage ausgewählt werden.Durch einen Klick auf Informationen für Dokumentenablage bearbeiten öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Daten für das abzulegende Dokument wie z.B. Typ, Status und Info eintragen können.Über den Knopf Filter-Kriterien für zu beantwortende/weiterzuleitende Mail werden die Bedingungen definiert, um die entsprechende Mail aus dem Dokumenten-Archiv zum Bezug-Datensatz des Prozesses herauszufiltern. Durch die Option automatisch versenden wird die erzeugte E-Mail direkt ohne Ansicht versendet. Die so erzeugte E-Mail wird natürlich zum Bezug-Datensatz in der Dokumenten-Verwaltung abgelegt. E-Mail versenden Bei diesem Schritt wird eine E-Mail erstellt. Dazu muss nur die entsprechende Vorlage ausgewählt werden.Durch einen Klick auf Informationen für Dokumentenablage bearbeiten öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Daten für das abzulegende Dokument wie z.B. Typ, Status und Info eintragen können.Durch die Option automatisch versenden wird die erzeugte E-Mail direkt ohne Ansicht versendet. Die so erzeugte E-Mail wird natürlich zum Bezug-Datensatz in der Dokumenten-Verwaltung abgelegt. manuelle Tätigkeit Bei diesem Schritt handelt es sich um eine manuell zu verrichtende Tätigkeit. Hier sollten entsprechende Anweisungen für die Ausführung angegeben werden. Hat der Anwender die entsprechende Tätigkeit ausgeführt, schaltet er den Schritt weiter und der Prozess kann fortgeführt werden. Auswahl-Entscheidung Bei der Auswahl-Entscheidung geht es darum, anhand eines Feldwertes den entsprechenden Nachfolger im Prozess zu bestimmen.In den Einstellungen wählt man das entsprechende Feld aus, anhand dessen Werte die Nachfolger bestimmt werden sollen. Welcher Wert für welchen Nachfolger gilt, wird in der entsprechenden Verbindung festgelegt. Sollte für einen Feldwert kein Nachfolger bestimmt werden können, so endet der Prozess an dieser Stelle. Für die Verbindungen gibt es noch die Möglichkeit als Wert "Alles andere" auszuwählen. Diese Verbindung wird gewählt, wenn keine andere passt.Nähere Infos zu den Verbindungen finden Sie unter Verbindungen. Ja-Nein-Entscheidung Bei der Ja-Nein-Entscheidung wird anhand einer Frage an den Mitarbeiter oder anhand einer hinterlegten Abfrage eine Ja-Nein-Entscheidung gefällt und so der entsprechende Nachfolgeschritt bestimmt. Frage an Mitarbeiter Wenn die Option Frage an Mitarbeiter gesetzt ist, erscheint ein Eingabefeld, in dem man die an den Anwender zu stellende Frage definieren kann.Bei der Ausführung dieses Schrittes wird dem Anwender diese Frage angezeigt. Formulieren Sie die Abfrage so, dass sie eindeutig mit Ja oder Nein beantwortet werden kann.Zusätzlich kann eine Zuständigkeit angegeben werden, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung diese Frage beantworten soll. Ist keine Zuständigkeit angegeben, wird die Zuständigkeit des Prozesses als Grundlage genommen. Entscheidungsabfrage Ist die Option Frage an Mitarbeiter inaktiv, kann man eine Abfrage definieren, die in Zusammenhang mit dem Bezug-Datensatz geprüft wird. Bei der Ausführung wird dann anhand dieser Abfrage entschieden, ob die Bedingung auf den Bezug-Datensatz zutrifft oder nicht. Wartezeit Der Wartezeit-Knoten legt einen Zeitraum fest, den der Prozess ruht. Nach Ablauf dieser Wartezeit taucht dann der nachfolgende Schritt in den heute fälligen Prozessen auf. Es gibt zwei wählbare Intervalle "Tag(e)" und "Monat(e)" und die entsprechende Anzahl. Zusätzlich kann eine Bezeichnung angegeben werden. Wird keine Bezeichnung angegeben, wird automatisch ein Info anhand des Intervalls und der Wartezeit gesetzt.Man kann als Intervall auch "keine Wartezeit" einstellen, um beispielsweise die Wartezeit kurzfristig abzuschalten. Sollte man die Wartezeit nicht mehr benötigen, kann der Schritt auch ebenso gut gelöscht werden. Verbindungen Die Schritte und Fallunterscheidungen werden untereinander über Verbindungen verknüpft. Je nachdem, was der Ausgangspunkt einer Verbindung für ein Schritt ist, können die Verbindungen unterschiedliche oder auch keine Einstellungen haben.Es darf in einer Prozessdefinition nur einen Knoten ohne eingehende Verbindung geben. Das ist der Startpunkt des Prozesses. Endpunkte kann es durchaus mehrere geben, da spätestens nach einer Ja-Nein-Entscheidung bereits zwei Endpunkte existieren können. Verbindung nach einer Ja-Nein-Entscheidung Ist der Ausgangspunkt einer Verbindung eine Ja-Nein-Entscheidung, so muss für die Verbindung eingestellt werden, ob diese für eine positive oder eine negative Entscheidung benutzt wird. Verbindung nach einer Auswahl-Entscheidung Für eine Verbindung von einer Auswahl-Entscheidung zum Nachfolger muss eingestellt werden, für welche(n) Feldwert(e) diese Verbindung gilt. Warteschleife Eine Warteschleife besteht generell aus 4 Teilen in einer bestimmten Reihenfolge. Die Schleife beginnt mit einer Wartezeit, danach folgt der Schleifenzähler. Nach diesem folgt eine Ja-Nein-Entscheidung und am Schluss kommt die Aktion.Für die Warteschleife selbst kann eine Bezeichnung festgelegt werden, die aber nur im Definitionsfenster sichtbar ist. Die Elemente innerhalb einer Warteschleife verhalten sich ebenso wie außerhalb einer Schleife. Das bedeutet, die Aktion innerhalb der Warteschleife kann alles, was eine Aktion außerhalb der Schleife auch kann.Eine Besonderheit ist der Schleifenzähler, da es dieses Element nur innerhalb einer Schleife geben kann. Die Schleife kann an zwei Stellen verlassen werden - bei der Ja-Nein-Entscheidung und beim Schleifenzähler.Bei der Ja-Nein-Entscheidung wird die Schleife beim entsprechenden Ergebnis für die Bedingung verlassen.Ist die Anzahl des Schleifenzählers erreicht, wird die Schleife über die Ja-Verbindung verlassen. Ist die Anzahl noch nicht erreicht, so läuft die Schleife weiter. Schleifenzähler Beim Schleifenzähler handelt es sich um eine spezielle Ja-Nein-Entscheidung.Wird die festgelegte Anzahl überschritten, wird die Entscheidung über die Ja-Verbindung ansonsten über die Nein-Verbindung verlassen. Den Schleifenzähler gibt es nur innerhalb einer Warteschleife.  Man kann für dieses Element eine Bezeichnung und eine Anzahl Durchläufe festlegen. Die Bezeichnung und auch die Anzahl der Durchläufe können nur innerhalb des Definitionsfensters gesehen werden.Während der Abarbeitung eines Prozesses ist der Zähler im Hintergrund und nicht erkennbar. Prozesse Ein Prozess gliedert sich in zwei Teile.Es gibt den Kopfdatensatz, in dem die Verknüpfung zum Bezug (Adresse, Vertrag, Schaden usw.) und zur entsprechenden Prozessdefinition gespeichert ist. Außerdem hat der Prozess noch einen Kurzinfo. Hier steht standardmäßig der Name der Prozessdefinition.Der zweite Teil des Prozesses sind seine Prozessschritte. Die Reihenfolge und die Art der Schritte wurde in der Prozessdefinition festgelegt.Ist ein Prozessschritt oder auch ein kompletter Prozess abgeschlossen liegt dieser im Archiv. Zu einem offenen Prozess kann es maximal einen offenen Schritt geben. Alle bereits abgearbeiteten Prozessschritte sind archiviert. So kann beim Prozess sehr schnell erkannt werden, was als nächstes fällig ist oder wird.Wenn Sie einen Prozess oder einen Prozessschritt in aB-Agenta auswählen, wird Ihnen ähnlich wie bei Dokumenten eine Vorschau des Prozesses angezeigt. Die bereits abgearbeiteten Schritte sind farbig dargestellt und die nicht erreichten Schritte grau. So kann das Auge schnell erfassen, was bereits gelaufen ist und was noch kommen wird. Bearbeitung Im folgenden wird erklärt, wie man einen Prozess für einen Bezug-Datensatz startet, fällige Schritte ausführt und wann ein Schritt überhaupt fällig wird. Die Knöpfe im Abschnitt Prozess der Symbolleiste Prozesssteuerung sind wie fast alle Köpfe der restlichen Symbolleiste kontextbezogen. Das bedeutet, sie werden nur dann aktiv, wenn man sie benutzen kann und die Untermenüs enthalten nur das, was zum gerade ausgewählten Datensatz oder zur gerade angezeigten Liste passt. Prozess starten Um einen neuen Prozess zu einem Datensatz zu starten, klicken Sie aufStarten. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Datensatz möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einem Vertrag gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde. Prozess beenden Ein Prozess kann auf zwei verschiedene Arten beendet werden. Der erste Weg ist natürlich, den Prozess wie definiert zu Ende zu führen. Nach Ausführung des letzten Schritt eines Prozesses ist dieser automatisch beendet. Man kann den Prozess aber auch künstlich abbrechen, indem man die Prozessinstanz auswählt und dann auf den KnopfAbbrechenklickt. Wird eine Prozessinstanz beendet, wandert sie automatisch ins Archiv, damit man bei einem Datensatz schnell die noch offenen Prozesse erkennt. Im Archiv kann dann stets nachverfolgt werden, welche Prozesse zu diesem Datensatz bereits ausgeführt wurden. Prozessschritt ausführen Ein Prozessschritt kann jederzeit ausgeführt werden, solange er noch offen ist. Im folgenden wird erklärt, wie man einen Prozess für einen Bezug-Datensatz startet, fällige Schritte ausführt und wann ein Schritt überhaupt fällig wird. Die Knöpfe im Abschnitt Prozess der Symbolleiste Prozesssteuerung sind wie fast alle Köpfe der restlichen Symbolleiste kontextbezogen. Das bedeutet, sie werden nur dann aktiv, wenn man sie benutzen kann und die Untermenüs enthalten nur das, was zum gerade ausgewählten Datensatz oder zur gerade angezeigten Liste passt. Prozess starten Um einen neuen Prozess zu einem Datensatz zu starten, klicken Sie aufStarten. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Datensatz möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einem Vertrag gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde. Prozess beenden Ein Prozess kann auf zwei verschiedene Arten beendet werden. Der erste Weg ist natürlich, den Prozess wie definiert zu Ende zu führen. Nach Ausführung des letzten Schritt eines Prozesses ist dieser automatisch beendet. Man kann den Prozess aber auch künstlich abbrechen, indem man die Prozessinstanz auswählt und dann auf den KnopfAbbrechenklickt. Wird eine Prozessinstanz beendet, wandert sie automatisch ins Archiv, damit man bei einem Datensatz schnell die noch offenen Prozesse erkennt. Im Archiv kann dann stets nachverfolgt werden, welche Prozesse zu diesem Datensatz bereits ausgeführt wurden. Prozessschritt ausführen Ein Prozessschritt kann jederzeit ausgeführt werden, solange er noch offen ist. Im folgenden wird erklärt, wie Sie einen Prozess für einen Bezug-Datensatz starten und fällige Schritte ausführen oder gegebenenfalls überspringen. Dabei stellt sich erst einmal die Frage, wie Sie die fälligen Schritte bzw. offenen Prozesse finden.Dazu gibt es auf dem Dashboard im Abschnitt Heute die Kachel Fällige Prozesse Gibt es heute fällige Prozessschritte, so wird hier die entsprechende Anzahl angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Kachel wird die Liste der fälligen Schritte in einem neuen Register angezeigt.Hier können Sie die heute fälligen Schritte abarbeiten. Die Knöpfe im Abschnitt Prozess der Symbolleiste Prozesssteuerung sind kontextbezogen, wie fast alle Köpfe der restlichen Symbolleiste. Das bedeutet, sie werden nur dann aktiv, wenn man sie benutzen kann und die Untermenüs enthalten nur das, was zum gerade ausgewählten Datensatz oder zur gerade angezeigten Liste passt. Starten Um einen neuen Prozess zu einem Datensatz zu starten, klicken Sie auf Starten. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Datensatz möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einem Vertrag gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde. Wenn Sie den gewünschten Eintrag anklicken, wird im Hintergrund der Prozess zum Bezug-Datensatz gespeichert und der erste Prozessschritt wird ausgeführt. Starten für Liste Um einen neuen Prozess für eine Liste von Datensätzen zu starten, klicken Sie auf Starten für Liste. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zur aktuellen Liste möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einer Vertragsliste gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde. Wenn Sie den gewünschten Eintrag anklicken, öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Datensätze, für die der Prozess gestartet werden soll. Es wird dann für jeden ausgewählten Datensatz im Hintergrund der Prozess gespeichert und der erste Prozessschritt wird angestoßen. Abbrechen Ein Prozess kann auf zwei verschiedene Arten beendet werden. Der erste Weg ist, den Prozess wie definiert zu Ende zu führen. Nach Ausführung des letzten Schrittes eines Prozess ist dieser automatisch beendet. Man kann den Prozess aber auch künstlich abbrechen, indem man den Prozess auswählt und dann auf den Knopf Abbrechen klickt. Wird ein Prozess beendet, wandert er automatisch ins Archiv, damit man bei einem Datensatz schnell die noch offenen Prozesse erkennt. Im Archiv kann dann stets nachverfolgt werden, welche Prozesse zu diesem Datensatz bereits ausgeführt wurden. Fortfahren Ein Prozessschritt kann jederzeit fortgeführt werden, solange er noch offen ist. Die mögliche Fälligkeit spielt dabei keine Rolle.  Hat man beispielsweise in einem Prozess eine Wartezeit von 14 Tagen definiert, das worauf man wartet ist aber bereits vorher eingetreten, so kann die Wartezeit auch durchaus beendet werden bevor die 14 Tage vorüber sind. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Prozessschritt fortzuführen: Die naheliegendste Variante ist, den entsprechenden Schritt auszuwählen und dann auf den Knopf Fortfahren auf der Symbolleiste Prozesssteuerung zu klicken. Da es für einen Prozess nur einen offenen Schritt geben kann, ist es auch möglich den Prozess auszuwählen und dann auf Fortfahren zu klicken. Durch beide Varianten wird der entsprechende Schritt durchgeführt. Was geschieht hängt dabei von der Definition des Schrittes ab. Es kann also z.B. eine E-Mail erstellt und versendet werden oder anhand einer Fallunterscheidung die nächste Aktion gewählt werden. Schritt überspringen Hin und wieder kommt es vor, dass ein Schritt eines Prozesses nicht notwendig ist, weil der Kunde beispielsweise direkt vor Ort ist und die Dokumente nicht erst versendet werden müssen. Dann kann man den Schritt überspringen, indem man ihn auswählt und dann auf Schritt überspringen klickt. Genau wie bei der Ausführung eines Schrittes ist es auch hier möglich, den Prozess auszuwählen und dann auf Schritt überspringen zu klicken. Dadurch wird der aktuell offene Prozessschritt übersprungen. Hinweise zur Prozesssteuerung light Die Prozesssteuerung light ist in ihrer Funktion gegenüber der Vollversion eingeschränkt.Hier finden Sie eine Aufstellung der Unterschiede.