Bearbeitung
Im folgenden wird erklärt, wie man einen Prozess für einen Bezug-Datensatz startet, fällige Schritte ausführt und wann ein Schritt überhaupt fällig wird.
Die Knöpfe im Abschnitt Prozess der Symbolleiste Prozesssteuerung sind wie fast alle Köpfe der restlichen Symbolleiste kontextbezogen. Das bedeutet, sie werden nur dann aktiv, wenn man sie benutzen kann und die Untermenüs enthalten nur das, was zum gerade ausgewählten Datensatz oder zur gerade angezeigten Liste passt.
Prozess starten
Um einen neuen Prozess zu einem Datensatz zu starten, klicken Sie aufStarten. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Datensatz möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einem Vertrag gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde.
Prozess beenden
Ein Prozess kann auf zwei verschiedene Arten beendet werden.
Der erste Weg ist natürlich, den Prozess wie definiert zu Ende zu führen. Nach Ausführung des letzten Schritt eines Prozesses ist dieser automatisch beendet.
Man kann den Prozess aber auch künstlich abbrechen, indem man die Prozessinstanz auswählt und dann auf den KnopfAbbrechenklickt.
Wird eine Prozessinstanz beendet, wandert sie automatisch ins Archiv, damit man bei einem Datensatz schnell die noch offenen Prozesse erkennt. Im Archiv kann dann stets nachverfolgt werden, welche Prozesse zu diesem Datensatz bereits ausgeführt wurden.
Prozessschritt ausführen
Ein Prozessschritt kann jederzeit ausgeführt werden, solange er noch offen ist.
Im folgenden wird erklärt, wie man einen Prozess für einen Bezug-Datensatz startet, fällige Schritte ausführt und wann ein Schritt überhaupt fällig wird.
Die Knöpfe im Abschnitt Prozess der Symbolleiste Prozesssteuerung sind wie fast alle Köpfe der restlichen Symbolleiste kontextbezogen. Das bedeutet, sie werden nur dann aktiv, wenn man sie benutzen kann und die Untermenüs enthalten nur das, was zum gerade ausgewählten Datensatz oder zur gerade angezeigten Liste passt.
Prozess starten
Um einen neuen Prozess zu einem Datensatz zu starten, klicken Sie aufStarten. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Datensatz möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einem Vertrag gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde.
Prozess beenden
Ein Prozess kann auf zwei verschiedene Arten beendet werden.
Der erste Weg ist natürlich, den Prozess wie definiert zu Ende zu führen. Nach Ausführung des letzten Schritt eines Prozesses ist dieser automatisch beendet.
Man kann den Prozess aber auch künstlich abbrechen, indem man die Prozessinstanz auswählt und dann auf den KnopfAbbrechenklickt.
Wird eine Prozessinstanz beendet, wandert sie automatisch ins Archiv, damit man bei einem Datensatz schnell die noch offenen Prozesse erkennt. Im Archiv kann dann stets nachverfolgt werden, welche Prozesse zu diesem Datensatz bereits ausgeführt wurden.
Prozessschritt ausführen
Ein Prozessschritt kann jederzeit ausgeführt werden, solange er noch offen ist.
Im folgenden wird erklärt, wie Sie einen Prozess für einen Bezug-Datensatz starten und fällige Schritte ausführen oder gegebenenfalls überspringen. Dabei stellt sich erst einmal die Frage, wie Sie die fälligen Schritte bzw. offenen Prozesse finden.Dazu gibt es auf dem Dashboard im Abschnitt
Heute
die Kachel
Fällige Prozesse
Gibt es heute fällige Prozessschritte, so wird hier die entsprechende Anzahl angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Kachel wird die Liste der fälligen Schritte in einem neuen Register angezeigt.Hier können Sie die heute fälligen Schritte abarbeiten.
Die Knöpfe im Abschnitt Prozess der Symbolleiste
Prozesssteuerung
sind kontextbezogen, wie fast alle Köpfe der restlichen Symbolleiste. Das bedeutet, sie werden nur dann aktiv, wenn man sie benutzen kann und die Untermenüs enthalten nur das, was zum gerade ausgewählten Datensatz oder zur gerade angezeigten Liste passt.
Starten
Um einen neuen Prozess zu einem Datensatz zu starten, klicken Sie auf Starten. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Datensatz möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einem Vertrag gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde.
Wenn Sie den gewünschten Eintrag anklicken, wird im Hintergrund der Prozess zum Bezug-Datensatz gespeichert und der erste Prozessschritt wird ausgeführt.
Starten für Liste
Um einen neuen Prozess für eine Liste von Datensätzen zu starten, klicken Sie auf Starten für Liste. Das Untermenü öffnet sich und es werden alle Prozessdefinitionen angezeigt, die zur aktuellen Liste möglich sind. So kann beispielsweise ein Prozess nur dann zu einer Vertragsliste gestartet werden, wenn die Definition auch für Verträge gemacht wurde.
Wenn Sie den gewünschten Eintrag anklicken, öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Datensätze, für die der Prozess gestartet werden soll. Es wird dann für jeden ausgewählten Datensatz im Hintergrund der Prozess gespeichert und der erste Prozessschritt wird angestoßen.
Abbrechen
Ein Prozess kann auf zwei verschiedene Arten beendet werden.
Der erste Weg ist, den Prozess wie definiert zu Ende zu führen. Nach Ausführung des letzten Schrittes eines Prozess ist dieser automatisch beendet.
Man kann den Prozess aber auch künstlich abbrechen, indem man den Prozess auswählt und dann auf den Knopf Abbrechen klickt.
Wird ein Prozess beendet, wandert er automatisch ins Archiv, damit man bei einem Datensatz schnell die noch offenen Prozesse erkennt. Im Archiv kann dann stets nachverfolgt werden, welche Prozesse zu diesem Datensatz bereits ausgeführt wurden.
Fortfahren
Ein Prozessschritt kann jederzeit fortgeführt werden, solange er noch offen ist. Die mögliche Fälligkeit spielt dabei keine Rolle.
Hat man beispielsweise in einem Prozess eine Wartezeit von 14 Tagen definiert, das worauf man wartet ist aber bereits vorher eingetreten, so kann die Wartezeit auch durchaus beendet werden bevor die 14 Tage vorüber sind.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Prozessschritt fortzuführen:
- Die naheliegendste Variante ist, den entsprechenden Schritt auszuwählen und dann auf den Knopf Fortfahren auf der Symbolleiste
Prozesssteuerung
zu klicken. - Da es für einen Prozess nur einen offenen Schritt geben kann, ist es auch möglich den Prozess auszuwählen und dann auf Fortfahren zu klicken.
Durch beide Varianten wird der entsprechende Schritt durchgeführt. Was geschieht hängt dabei von der Definition des Schrittes ab. Es kann also z.B. eine E-Mail erstellt und versendet werden oder anhand einer Fallunterscheidung die nächste Aktion gewählt werden.
Schritt überspringen
Hin und wieder kommt es vor, dass ein Schritt eines Prozesses nicht notwendig ist, weil der Kunde beispielsweise direkt vor Ort ist und die Dokumente nicht erst versendet werden müssen.
Dann kann man den Schritt überspringen, indem man ihn auswählt und dann auf Schritt überspringen klickt. Genau wie bei der Ausführung eines Schrittes ist es auch hier möglich, den Prozess auszuwählen und dann auf Schritt überspringen zu klicken. Dadurch wird der aktuell offene Prozessschritt übersprungen.