Ersetzungen durchführen
Ausgehend von jeder beliebigen Abfrage können Sie zudem eine Ersetzung durchführen. Das bedeutet, dass z.B. gewisse Feldwerte für die selektierten Datensätze angepasst werden.Vorgehensweise
Um eine Ersetzung durchzuführen stellen Sie im Abfrage-Assistenten im oberen Bereich unter "Typ" vom Wert "Selektion" auf "Ersetzung" um. Dies sorgt dafür, dass in der unteren Feldübersicht neue Spalten "Neuer Wert" sowie "Ersetzungs-Formel" erscheinen. Beachten Sie, dass ggf. vorher getroffene Selektionen dabei beibehalten werden. Sollten Sie im Vorfeld keine Selektion durchgeführt haben können Sie dies jedoch auch noch nach der Umstellung auf "Ersetzung" vornehmen.
Neuer Wert & Ersetzungs-Formel
Mithilfe der jetzt angezeigten, zusätzlichen Spalten können Sie festlegen wie Sie die Werte des entsprechenden Feldes anpassen möchten:
- "Neuer Wert" bedeutet dabei, dass Sie den bisherigen Feldwert durch einen neuen, eindeutigen Wert ersetzen. Nehmen wir an, Sie wollen alle selektierten Verträge auf den Vertragsstatus "aktiv" stellen. Dann tragen Sie in der Spalte "Neuer Wert" entsprechend den Wert "aktiv" ein. Das sorgt dann dafür, dass der bisherige Wert des Feldes "Vertragsstatus" bei allen selektierten Verträgen auf "aktiv" umgeschaltet würde.
- "Ersetzungs-Formel" bedeutet, dass Sie eine dynamische Ersetzung vornehmen möchten. Hier wird statt eines festen Wertes eine Formel eingegeben. Klassische Beispiele sind hier z.B. die Leerung eines Feldes mit der Formel "NULL" oder auch das übernehmen eines anderen Feldwertes mithilfe von "=<>". Auch Mathematische Operationen können hier durchgeführt werden z.B. "=<> + <>"
Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben wird mit einem Klick auf "Ok" die Ersetzung angestoßen. Bevor die Datensätze aber final angepasst werden, erfolgt noch einmal eine Datensatzauswahl. Hier könnten Sie nun final noch einmal festlegen ob die Ersetzung für alle Selektierten Datensätze durchgeführt werden soll, oder (mittles Deaktivierung des entsprechenden Häkchens) Datensätze nicht angepasst werden sollen. Bestätigen Sie hier ein weiteres Mal mit "Ok". Es erscheint ein letzter Hinweis um die Ersetzung zu bestätigen. Dies ist lediglich eine Vorsichtsmaßnahme damit man nicht versehentlich eine Ersetzung durchführt, wenn man z.B. lediglich Datensätze selektieren wollte.
Ersetzungen können ebenso wie Selektionen abgespeichert und geladen werden um z.B. häufig genutzte Ersetzungen schnell und einfach durchführen zu können.